Management Assistent en Sales Support
Vaste baan | 32 – 36 uur | Haelen | € 2639,- en € 3579,-
Landgoed Leudal, Duurzame Groepsaccommodatie
Landgoed Leudal is een kleinschalig vakantiepark dat zich primair richt op verblijf in groepsverband. Deze sympathieke locatie midden in een uniek natuurgebied onderscheidt zich door een uniek en persoonlijk concept. Gezelschappen genieten van alle faciliteiten specifiek voor de eigen groep; 2 persoons hotelkamers met eigen douche en toilet, eigen vergader/trainingen ruimtes, loungebar, restaurant, speelkamers, sportvelden en terrassen.
Overzicht van de Functie
Als Management Assistent en Sales Support binnen ons team, speel je een cruciale rol in het waarborgen van de dagelijkse operationele efficiëntie en het bevorderen van onze verkoopactiviteiten. Je ondersteunt en werkt nauw samen met de Park Manager en je bent als teamlid verantwoordelijk voor alle administratieve taken. Daarbij ondersteun je de collega’s bij salesactiviteiten en het onderhouden van klantrelaties.
We zijn een klein en hecht team gaan samen met jou voor de beste klantbeleving. We willen je opnemen als fijne collega die ons onderliggende structuur brengt en bijspringt waar nodig.
Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden
Administratieve Verantwoordelijkheid
- Verzorgen van de dagelijkse administratie en correspondentie.
- Plannen van diensten en roosters.
- Voldoen aan administratieve eisen van voorschriften ten behoeve van Veiligheid, Arbo, Hygiëne, etc.
- Zorgen voor vervanging bij afwezigheid van personeel.
- Mede initiëren en uitschrijven van werkprocessen en procedures om deze te standaardiseren, en zorgen dat verbeteringen in het systeem worden geïmplementeerd.
- Uitvoeren en opvolgen van alle activiteiten met betrekking tot de administratie en personeelszaken, waaronder urenregistratie, ziekmeldingen, personeelscontracten en operationeel contact met de Payroll organisatie.
- Superuser van administratieve systemen en het maken van basis gebruiksinstructies.
- Bewaken van de kwaliteit en up-to-date houden van data in ons administratiesysteem “Hotelrunner”.
- Beantwoorden van e-mails en telefoontjes aangaande administratie.
- Controleren van inkomende facturen en opdracht geven tot betaling.
- Opstellen van uitgaande facturen voor groepen, borg, schade, etc.
- Bij ontvangst van groepen: betalingen controleren en extra’s verwerken.
- Verwerken van groepen in het boekingssysteem, toewijzen van accommodaties, en het afhandelen van annuleringen en wijzigingen.
- Opstellen van rapportages voor het management. Maken en bijhouden van het handboek voor evenementen en opties.
- Bijspringen waar nodig.
Ondersteuning Sales
- Ondersteunen van het sales team bij het opstellen van offertes en contracten.
- Bijhouden en actualiseren van klantinformatie en salesgegevens in het systeem.
- Beantwoorden van klantvragen en -verzoeken via telefoon en e-mail, en het doorzetten van bijzondere klantvragen naar de Sales Rep.
- Coördineren van opgestarte salesactiviteiten en promotiecampagnes.
- Bewaken van de kwaliteit en up-to-date houden van klantgegevens in Hotel Runner.
- Open en dichtzetten van de betreffende accommodatie in het systeem.
- Beantwoorden van reviews.
- Beheren van het klantenbestand en actief benaderen om zaken te dubbelchecken.
- Uitvoeren van aftersales activiteiten zoals afgesproken met de Sales Rep.
- Meten van klanttevredenheid en initiëren van verbeteracties.
- Opstellen en versturen van offertes.
Klantrelaties en Service
- Afhandelen van klachten en zorgen voor een snelle en efficiënte oplossing.
- Coördineren van groepsreserveringen en speciale verzoeken.
- Assisteren bij de organisatie en uitvoering van evenementen en trainingen.
- Plaatsvervanger bij onderbezetting of afwezigheid van Receptie of Gastvrouw-groepen.
Administratieve ondersteuning Technische Dienst
- Direct contact met de Technische Dienst over benodigde reparaties.
- Zorgdragen voor juiste papieren en testrapporten.
- Contact opnemen en afspraken inplannen met instanties en specialisten.
- Archiveren van documentatie van installaties.
Opleiding en Ervaring
- Minimaal een Mbo-opleiding in een relevante richting, zoals managementassistentie, administratie, of hospitality management.
- Minimaal 3 jaar relevante ervaring met vergelijkbare verantwoordelijkheden binnen de recreatie, horeca of een gerelateerde sector.
- Vaardigheid in het werken met MS Office en CRM-systemen.
- Vloeiend Nederlands, Engels en basis Duits
Wat Wij Bieden
- Een dynamische en uitdagende werkomgeving binnen een groeiende duurzame business.
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en door het oppakken van verschillende rollen binnen een klein team met gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.
- Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Flexibele houding ten aanzien van werktijden, binnen af te spreken grenzen.
- Een gezellig en professioneel team van collega’s in een mooie omgeving met enthousiaste gasten.
